Contoh Cara Membalas Pesan HRD Di WA Dan Email

Contoh Cara Membalas Pesan HRD Di WA Dan Email Aksesia.Com – Berbicara tentang karir, komunikasi dengan HRD sangatlah penting. Terutama ketika Anda menerima pesan wa ataupun email dari HRD yang berisi panggilan interview atau tawaran kerja. Bagaimana cara Anda merespons email ini akan memengaruhi kesan Anda sebagai seorang profesional.

Ini bukan hanya tentang menjaga etika dan sopan santun, tetapi juga tentang membangun hubungan yang baik dengan perusahaan serta memperluas jaringan Anda. Siapa tahu suatu hari nanti Anda akan perlu berhubungan kembali dengan HRD atau perusahaan tersebut untuk kesempatan lain.

Artikel ini akan memberikan panduan serta contoh konkret tentang cara membalas pesan HRD melalui berbagai platform komunikasi, seperti email, WhatsApp, dan SMS. Panduan ini sangat berguna untuk para fresh graduate, mahasiswa magang, atau siapa pun yang tengah menjalani proses rekrutmen.

Baca juga: Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Saat Menghubungi HRD

Bagaimana Cara Membalas Pesan HRD Di WA Dan Email Yang Baik?

Untuk membalas pesan dari HRD, setidaknya ada hal yang harus Anda pertimbangkan terlebih dahulu. Berikut ini pertimbangannya:

1. Balas Dengan Cepat

Salah satu langkah pertama dalam cara membalas email dari HRD adalah dengan menjawabnya secepat mungkin, idealnya dalam waktu 24 jam. Semakin cepat Anda merespons, semakin baik kesan yang Anda tinggalkan. HRD biasanya berurusan dengan banyak calon karyawan potensial, jadi respons yang cepat akan dihargai.

2. Gunakan Bahasa Yang Sopan Dan Formal

Pastikan menggunakan bahasa yang sopan dan formal dalam balasan Anda. Hindari singkatan atau bahasa yang terlalu santai seperti yang mungkin Anda gunakan dalam pesan singkat. Gunakan tata bahasa yang benar dan hormati standar bahasa Indonesia yang baik.

3. Perhatikan Subjek Email Balasan

Meskipun subjek email biasanya diambil dari email sebelumnya secara otomatis, lebih baik jika Anda menyesuaikannya dengan konteks balasan Anda. Ini membantu HRD untuk lebih mudah mengidentifikasi isi dari email Anda.

Baca juga: Contoh Tata Cara Mengirim Berkas Lamaran Kerja Lewat Email Yang Benar

4. Ucapkan Salam

Awali email Anda dengan menyapa secara sopan. Contohnya, “Selamat pagi/siang/sore” atau “Dengan hormat”. Karena Ini adalah cara membalas pesan HRD yang baik untuk memulai email Anda.

5. Ucapkan Terima Kasih

Luangkan waktu untuk mengucapkan terima kasih kepada HRD. Ini adalah tanda penghargaan Anda atas kesempatan yang diberikan kepada Anda dan juga menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu mereka.

6. Berikan Apresiasi

Selain mengucapkan terima kasih, berikan apresiasi yang lebih dalam. Ini bisa berupa ungkapan terima kasih yang lebih mendalam atas waktu dan upaya yang telah HRD luangkan untuk mempertimbangkan lamaran Anda.

7. Tunjukkan Antusiasme

Jika Anda senang dengan tawaran atau undangan yang diberikan oleh HRD, ekspresikan antusiasme Anda secara sopan. Ini akan menunjukkan bahwa Anda bersemangat dan bersyukur atas peluang tersebut.

8. To The Point

Ketika Anda telah menyampaikan rasa terima kasih dan apresiasi, sampaikan maksud atau jawaban Anda secara langsung dan jelas. Jika Anda menerima tawaran pekerjaan, konfirmasikan bahwa Anda menerima dan siap untuk memulai. Jika Anda perlu waktu untuk pertimbangan lebih lanjut, jelaskan dengan sejelas mungkin.

9. Cantumkan Informasi Kontak

Sertakan informasi kontak Anda seperti alamat email dan nomor telepon di bagian akhir email Anda. Ini memudahkan HRD untuk menghubungi Anda jika mereka memerlukan informasi tambahan atau konfirmasi.

10. Pilih Jadwal Yang Sesuai

Jika HRD memberikan opsi untuk memilih jadwal untuk sesuatu seperti wawancara, pilihlah jadwal yang sesuai dengan jadwal Anda. Ini menunjukkan fleksibilitas dan kerjasama Anda.

11. Minta Reschedule Jika Diperlukan

Jika jadwal yang ditawarkan oleh HRD tidak cocok dengan jadwal Anda, jangan ragu untuk meminta penjadwalan ulang. Jelaskan dengan sopan alasan Anda dan tawarkan alternatif waktu.

12. Tidak Masalah Untuk Menolak

Jika Anda memutuskan untuk menolak tawaran kerja atau undangan wawancara, lakukan dengan sopan. Sampaikan terima kasih Anda atas kesempatan yang diberikan dan berikan alasan yang jelas untuk penolakan Anda.

13. Periksa Sebelum Dikirim

Terakhir, sebelum Anda mengirim email balasan Anda, pastikan untuk memeriksa ulang semua kalimat dan detailnya. Hindari kesalahan ketik dan pastikan pesan Anda terdengar sopan dan profesional.

Baca juga: Apa Saja Persiapan Sebelum Melamar Pekerjaan?

Contoh Balasan Pesan HRD Di WA, Email Dan SMS

Berikut ini kami akan memberikan contoh cara membalas email yang baik dari perusahaan, mulai dari mengkonfirmasi panggilan interview hingga menanggapi tawaran kerja. Silakan Anda simak secara seksama.

Contoh Balasan Panggilan Interview

Berikut merupakan beberapa contoh pesan untuk merespon undangan interview via email, WhatsApp ataupun SMS.

1. Konfirmasi Kehadiran Interview

Bagaimana cara membalas panggilan interview lewat WA, SMS, ataupun email? Untuk menyetujui jadwal panggilan interview tersebut, konfirmasikan kembali kehadiranmu dan tanyakan data-data atau berkas yang mungkin akan dibutuhkan.

Contoh konfirmasi kehadiran interview via email:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi Admin Warehouse di PT. ABCD Perkasa.

Saya akan hadir di kantor pusat pada pukul 10.00 WIB pada Hari Senin 25 September 2023, sesuai waktu yang telah Bapak jadwalkan.

Apabila ada dokumen lain yang Bapak butuhkan, mohon informasikan kepada saya agar bisa dipersiapkan sebelumnya.

Hormat saya,
Rambo

Contoh cara membalas panggilan interview via WhatsApp:

Baik Pak Budi, Saya bersedia untuk hadir pada waktu yang telah ditentukan.

Terima kasih banyak atas undangan interviewnya.

2. Menolak Panggilan Interview

Ada kalanya Anda menerima panggilan interview namun memiliki alasan kuat untuk menolaknya. Dalam hal ini, penting untuk tetap menjaga sikap profesional dan memberi tahu HRD tentang keputusan Anda. Berikut adalah cara membalas email panggilan interview tidak bisa hadir:

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Sebelumnya, terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi Admin Warehouse di PT. ABCD Perkasa.

Namun, dengan berat hati saya harus menolak undangan tersebut, karena saya telah memutuskan untuk menerima tawaran kerja di perusahaan lain untuk posisi yang sama.

Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang Bapak berikan. Saya harap kita dapat bertemu kembali dan bekerja sama di masa yang akan datang.

Hormat saya,
Rambo

3. Mengganti Jadwal Panggilan Interview

Terkadang, ada situasi di mana Anda berhalangan hadir pada jadwal interview yang telah ditentukan. Dalam hal ini, Anda dapat mencoba untuk mereschedule atau mengajukan perubahan jadwal interview. Berikut adalah contoh email untuk mengganti jadwal panggilan interview:

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi Admin Warehouse di PT. ABCD Perkasa.

Sayangnya, saya berhalangan hadir pada Hari Senin, 25 September 2023 karena pada tanggal tersebut saya masih berada di luar kota.

Saya sangat berharap Bapak dapat memberikan saya kesempatan untuk menjadwal ulang waktu interview ke Hari Rabu, 27 September 2023, atau hari lain setelah tanggal tersebut yang cocok dengan jadwal Anda.

Terima kasih atas pengertian dan pertimbangan Bapak.

Hormat saya,
Rambo

4. Terlambat Membaca Dan Membalas Panggilan Interview

Terkadang, email panggilan interview bisa terlewat atau masuk ke dalam folder spam. Ketika Anda menyadari keterlambatan tersebut, penting untuk tetap mengirimkan tanggapan dan permohonan maaf. Berikut adalah contoh email untuk mengatasi situasi ini:

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Saya ingin memohon maaf karena baru membalas email undangan interview yang Bapak kirimkan pada tanggal 25 September 2023 lalu, karena email tersebut masuk ke dalam bagian spam email.

Besar harapan saya untuk kembali mendapatkan kesempatan serta jadwal interview, karena saya sangat ingin bergabung di PT. ABCD Perkasa sebagai Admin Warehouse.

Terima kasih atas pengertian dan kesempatan yang Bapak berikan.

Hormat saya,
Rambo

Dalam email tersebut, Anda dengan sopan mengakui keterlambatan Anda dalam membaca dan merespons email undangan interview, dan mengungkapkan keinginan Anda untuk tetap mendapatkan kesempatan interview.

Baca juga: 280+ Daftar Alamat Email Perusahaan Untuk Melamar Kerja

Contoh Balasan Diterima Kerja (Offering Letter)

Selain merespons panggilan interview, Anda juga perlu tahu cara merespons email penerimaan kerja atau offering letter. Bagaimana Anda merespons tawaran kerja ini juga sangat penting. Berikut adalah contoh cara merespon email offering letter:

1. Menerima Tawaran Kerja

Jika Anda memutuskan untuk menerima tawaran kerja, langkah pertama adalah mengirimkan email balasan yang menyatakan penerimaan Anda.

Lalu bagaimana cara membalas pesan diterima kerja? Berikut adalah cara membalas WA ataupun email diterima kerja:

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Terima kasih atas keputusan penerimaan saya di PT. ABCD Perkasa sebagai Admin Warehouse.

Saya sangat senang untuk menerima posisi ini, dan siap bekerja mulai tanggal 1 Oktober, sesuai diskusi kita sebelumnya.

Saya juga sudah sepenuhnya mengerti dan menyetujui besaran gaji serta benefit yang tertulis pada surat penawaran kerja Anda. Seperti yang telah disepakati, saya akan menerima gaji pokok sebesar Rp. X.XXX.XXX dan benefit asuransi kesehatan.

Sekali lagi, saya berterima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang Anda berikan, juga sangat antusias untuk segera bergabung di perusahaan Anda.

Hormat saya,
Rambo

Dalam pesan tersebut, Anda dengan jelas menyatakan penerimaan Anda terhadap tawaran kerja dan mengonfirmasi tanggal mulai bekerja serta detail gaji dan benefit yang telah disepakati.

2. Menolak Tawaran Kerja

Jika Anda memutuskan untuk menolak tawaran kerja, penting untuk tetap memberikan tanggapan yang sopan. Berikut adalah contoh email untuk menolak tawaran kerja:

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Terima kasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan di PT. 1234 sebagai Digital Marketer.

Walaupun ini merupakan keputusan yang sulit, saya memutuskan untuk tidak menerima tawaran tersebut, karena saya telah menerima tawaran di perusahaan lain untuk posisi yang sama.

Proses rekrutmen di PT. 1234 sangat berkesan dan menyenangkan. Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang Bapak berikan selama proses ini berlangsung.

Semoga di lain kesempatan, kita bisa kembali bertemu dan bekerja sama.

Hormat saya,
Rambo

Dalam email tersebut, Anda dengan sopan memberi tahu HRD tentang keputusan Anda untuk menolak tawaran kerja dan mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan.

3. Melakukan Negosiasi Ulang

Terkadang, Anda mungkin perlu melakukan negosiasi ulang terkait besaran gaji atau benefit tambahan dalam tawaran kerja. Dalam hal ini, komunikasikan keinginan atau pertanyaan Anda dengan sopan. Berikut adalah contoh email untuk melakukan negosiasi ulang:

Contoh:

Kepada Yth. Bapak Budi
HRD PT. ABCD Perkasa

Selamat pagi, Pak Budi.

Terima kasih atas tawaran kerja yang Bapak berikan di PT. ABCD Perkasa sebagai Admin Warehouse.

Saya telah membaca dan memahami surat penawaran kerja yang Bapak kirimkan, namun ada beberapa hal yang ingin saya diskusikan kembali.

Salah satunya adalah perihal besaran gaji. Saya memiliki pengalaman selama XX tahun di bidang yang sama, serta sejumlah pencapaian yang berhasil saya kontribusikan ke perusahaan tempat saya bekerja sebelumnya berupa ___ (sebutkan bila ada).

Dengan demikian, saya berharap untuk mendapatkan gaji pokok sebesar Rp. XX.XXX.XXX. Untuk mencapai kesepakatan akan hal ini, saya bersedia untuk berdiskusi lebih lanjut.

Selain itu, saya juga belum menemukan pembahasan mengenai asuransi kesehatan. Apakah termasuk dalam benefit yang akan saya terima?

Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kepercayaan yang Bapak berikan. Besar harapan saya untuk dapat membicarakan kembali hal-hal yang disebutkan di atas, karena saya sangat antusias untuk bergabung dan memberikan kontribusi positif di perusahaan Anda.

Hormat saya,
Rambo

Dalam email tersebut, Anda dengan sopan menyampaikan keinginan Anda terkait gaji dan benefit tambahan, serta bersedia untuk berdiskusi lebih lanjut.

Penutup
Membalas pesan dari HRD melalui email adalah salah satu aspek penting dalam membangun karir profesional. Pastikan untuk selalu menjaga sikap sopan dan profesional dalam setiap respon Anda, karena hal ini mencerminkan profesionalisme Anda sebagai seorang calon karyawan atau karyawan yang sudah diterima.

Bahkan jika Anda harus menolak tawaran atau meminta penjadwalan ulang, ini akan membantu Anda membangun reputasi yang baik dan menjaga pintu terbuka untuk kesempatan di masa depan.

Demikianlah tips yang berisi cara membalas email panggilan interview online ataupun cara membalas chat WA diterima kerja. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang dalam menjalani proses pencarian pekerjaan. Salam sukses dan tetap semangat berjuang!